Privacyverklaring

1 Visie & Missie Babbels
1.1 Visie Babbels
Werkende ouders een veilige, vertrouwde en uitdagende omgeving voor hun kinderen bieden
waarbij de opvangtijden “op maat” afgestemd zijn op hun werktijden.
1.2 Missie Babbels
Babbels levert Kinderopvang waarbij het kind en de ouder centraal staan. De volledige manier van
handelen is hierop afgestemd. Voor ouders biedt Babbels flexibiliteit doordat zij “gepast” per uur
kunnen afnemen en daarnaast plekken beschikbaar heeft voor ouders met wisselroosters. Voor
kinderen biedt Babbels een veilige, uitdagende en leuke tijdsbesteding gedurende de tijd dat hun
ouders werken. Onze medewerkers zijn cruciaal om de kwaliteit te leveren en te waarborgen. Bij
Babbels werken wij vanuit het Rijnlands denken en hechten wij veel waarde aan een persoonlijke
benadering met korte lijnen.
1.3 AVG (Algemene Verordening Persoonsgegevens)
Kinderopvang is gebonden aan strenge regelgeving die wij als Babbels zo goed als mogelijk willen en
proberen na te leven. De Belastingdienst vormt een belangrijk onderdeel als het gaat om financiële
gegevens van ouders betreft de Kinderopvang. De GGD speelt een belangrijke rol als het gaat om de
controle op de veiligheid en kwaliteit in de Kinderopvang. Om onze missie te kunnen uitvoeren en te
voldoen aan de regelgeving heeft Babbels persoonsgegevens nodig van ouders, kinderen en
medewerkers. Babbels is zich bewust van deze gevoelige informatie en wil daarom voldoen aan de
eisen van de AVG. Dit is een nieuwe verordening die 25 mei 2018 van kracht is voor de versterking
en uitbreiding van Privacy rechten, meer verantwoordelijkheid voor organisaties vraagt en dezelfde
stevige bevoegdheden voor alle EU toezichthouders geeft.
Dit document beschrijft zo eenvoudig mogelijk welke plichten Babbels heeft en welke rechten u als
ouder/ verzorger heeft als het gaat om persoonsgegevens.
Wij zijn ons ervan bewust dat dit een “organisatiebreed vraagstuk” is, dat de mensen leidend hierin
zijn en dat informatietechnologie (IT) een instrument is ter ondersteuning hiervan.
Privacyverklaring Kinderopvang Babbels
|voor ouder(s)/ verzorger(s) van Babbels | mei 2018| directie Babbels|
3
2 Soorten persoonsgegevens
 2.1 Gegevens medewerkers
De verwerking van persoonsgegevens van onze medewerkers is vastgelegd in een intern document
met bijbehorende rechten en plichten.
2.2 Gegevens ouders
Babbels verzamelt, verwerkt, en krijgt de volgende persoonsgegevens aangeleverd van ouders/
verzorgers;
(voor gegevens met een * verwijzen we u naar hoofdstuk 3.7)
 Voornaam, achternaam, initialen. *
 Straat, postcode, huisnummer en plaats.
 E-mail adres.
 Geboortedatum en geslacht.*
 BSN nummer.*
 Financiële trasacties.*
 Contract gegevens.*
 Telefoonnummers (06- en e.v.t. vast nummer).
 Naam en telefoonnummer van contactpersonen (in geval van nood).
 Fotomateriaal (indien door ouder zelf in Babbels app geüpload).
 Bankgegevens (nummer en tenaamstelling).
 Gezinssituatie (indien ouder dit zelf aan Babbels heeft aangegeven).
 Correspondentie via e-mail of telefoon.
 Financiële situatie (eventuele schulden indien een vordering via het incassobureau tot een
gerechtelijke procedure leidt, bewindvoering, financiële hulp vanuit gemeente).
 Inkomensklasse (in geval van subsidie via de gemeente betreft Peuterspeelgroep).
2.3 Gegevens kind
 Voornaam, achternaam, initialen.*
 Straat, postcode, huisnummer en plaats.
 Ouder(s) en/of verzorger(s).*
 Geboortedatum en geslacht.*
 BSN nummer.*
 Soort opvang, tijden en locatie.*
 Fotomateriaal (indien toestemming gegeven door ouders)
 Huisarts.
 Indien van toepassing; school, klas en leerkracht.
 Medicijnen gebruik.
 Allergieën en ziekten.
 Verklaring medicijnentoediening. (indien toestemming gegeven door ouders)
 Actieplan medisch handelen.
 Dieetwensen.
 Landelijk vaccinatieprogramma.
 Vastlegging meldcode en bijbehorende verslagen.
Privacyverklaring Kinderopvang Babbels
|voor ouder(s)/ verzorger(s) van Babbels | mei 2018| directie Babbels|
4
 Observaties.
 Kindverslag groepsoverleg.
 Verslag oudergesprek (indien toestemming gegeven door ouders).
 Warme overdracht school (indien toestemming gegeven door ouders).
Privacyverklaring Kinderopvang Babbels
|voor ouder(s)/ verzorger(s) van Babbels | mei 2018| directie Babbels|
5
3 Gegevensverwerking
3.1 Doel gegevensverwerking (grondslag)
Babbels voldoet aan meerdere grondslagen (hieronder onderstreept aangeduid) van de Algemene
Verordening Gegevensbescherming (AVG) om persoonsgegevens te mogen verwerken. Hieronder de
uitleg waarom Babbels de gegevens van u als ouder/verzorger en uw kind (uit hoofdstuk 2) nodig
heeft.
 Opstellen van de overeenkomst (BSO, KDV, TSO, PSG).
 Uitvoeren van de overeenkomst;
o kind planning,
o veiligheid en gezondheid kind (vitale belangen)
o ontwikkeling en begeleiding kind,
o bijzonderheden/wensen.
 Toestemming van de ouder/ verzorger (middels digitale ondertekening).
 Financiële afhandeling (factuur per e-mail, automatische incasso).
 Verslag naar de Belastingdienst (wettelijke verplichting).
 Informatie t.b.v. de GGD, bureau jeugdzorg of consultatiebureau.
 Het onderhouden van contacten met ouder(s)/verzorger(s) van de kinderen.
 Subsidieaanvragen.
 (Juridische) geschillen (voorvloeiend uit de Algemene Voorwaarden Babbels)
3.2 Verwerkingseindverantwoordelijke
Kinderopvang Babbels (handelsnaam) is eindverantwoordelijke betreft de gegevensverwerking.
Babbels Scholen BV (industriestraat 9, 1704 AA, Heerhugowaard, eigenaar Lucius Beheer BV)
Babbels Extern BV (industriestraat 9, 1704 AA, Heerhugowaard, eigenaar Lucius Beheer BV)
Lucius Beheer BV (Rustenburgerweg 11, 1703 RR, Heerhugowaard, eigenaar S.J.M. Snoek)
contact info@kinderopvangbabbels.nl | 072 5344450
3.3 Verwerkersovereenkomsten
Om onze bedrijfsvoering te kunnen uitvoeren voor onze dienstverlening hebben wij partijen die ten
behoeve van Babbels gegevens verwerken. Met deze partijen heeft Babbels een
verwerkersovereenkomst. Hierin verklaren zij de gegevens volgens de AVG richtlijnen te verwerken
in opdracht van de eindverantwoordelijke Babbels. De belangrijkste partijen zijn;
 Leverancier software voor Kinderopvang (kind planning, facturatie en personeelsplanning).
 Accountant.
 Leverancier van telefonie-, cloud- en e-mail diensten.
 Incassobureau. Alleen in geval van het niet nakomen van de betalingsregels opgenomen in
onze Algemene Voorwaarden. Dit wordt nooit onaangekondigd gedaan. Daarnaast heeft u
altijd een redelijke termijn om te reageren voordat informatie wordt doorgespeeld. Dit geldt
hetzelfde voor andere juridische geschillen.
Daarnaast zijn er wettelijk verplichte partijen die gegevens van Babbels verwerken. Denk hierbij aan
de Belastingdienst. Deze partijen zijn vastgelegd in het verwerkingsregister (zie 3.6).
Privacyverklaring Kinderopvang Babbels
|voor ouder(s)/ verzorger(s) van Babbels | mei 2018| directie Babbels|
6
3.4 Categorie gegevens
De gegevens die Babbels verwerkt vallen in de categorie Gewone Persoonsgegevens. Bijzondere
Persoonsgegevens (etnische afkomst, gedrag gerelateerde kenmerken, religie) willen wij niet
vastleggen tenzij de ouder/verzorger hier nadrukkelijk om vraagt of dat wij wettelijk verplicht zijn die
gegevens vast te leggen.
3.5 Functionaris gegevensverwerking (FG)
Dit is iemand die binnen een organisatie toezicht houdt op het naleven van de Algemene
Verordening Gegevensbescherming (AVG). Dit kan een extern of intern persoon zijn. Volgens de
huidige AVG richtlijnen is Babbels niet verplicht een functionaris in te zetten. Vanwege kwaliteit en
praktische redenen heeft Babbels deze wel aangesteld. Robby Bosdijk is aangewezen als FG. Zijn
contactgegevens robby@kinderopvangbabbels.nl of via algemeen nummer 072 5345550.
3.6 Verwerkingsregister
Babbels heeft een intern register waarin de volgende zaken zijn omschreven:
 Contactgegevens verantwoordelijke (Functionaris Gegevensbescherming)
 Doeleinden waarvoor gegevens worden gebruikt.
 Wettelijke grondslag (dit is de reden volgens de wet waarom een persoonsgegeven nodig is).
 Categorie gegevens (bijv. naam, BSN, geboortedatum).
 Categorie betrokkene (medewerker, ouder/verzorger of kind).
 Ontvangers (bijv. de Belastingdienst).
 Bewaartermijnen (bijv. 7 jaar op financiële gegevens in archief Babbels).
 Manieren waarop gegevens zijn beveiligd (toegangscontrole, interne maatregelen).
 Waar de data staat (op de groep, op kantoor, op welke server).
Dit register is onderdeel van onze verantwoordingsplicht en wordt alleen beschikbaar gesteld aan de
Autoriteit Persoonsgegevens (AP) als daar om gevraagd wordt.
3.7 Bewaartermijn
Persoonsgegevens worden niet langer bewaard dan noodzakelijk. Financieel gerelateerde gegevens
hebben een bewaarplicht van minimaal 7 jaar. Deze gegevens zijn aangegeven met een * in de lijst
van hoofdstuk 2.
Alle overige gegevens maximaal 2 jaar.
3.8 Beveiliging
Bijna alle gegevens bij Babbels worden digitaal verwerkt via ons pakket voor de Kinderopvang. De
toegang is via een https versleutelde browser met toegangscontrole. Binnen het programma kan de
functionaris alle rechten beheren per gebruiker (wie mag welke onderdelen en informatie zien en/of
wijzigen?). Daarbij kan ook aangegeven worden vanuit welke IP adressen connectie gemaakt mag
worden. De data is in handen van onze software leverancier voor Kinderopvang.
Daarnaast heeft Babbels digitale documenten die persoonsgegevens kunnen bevatten. Al deze data
zijn centraal opgeslagen op een cloud server via een RDP connectie met toegangscontrole.
Gebruikersrechten (wie heeft toegang tot welke map en bestanden?) zijn in beheer van de FG. De
data is in beheer van onze leverancier telefonie- cloud- en e-mail diensten.
Privacyverklaring Kinderopvang Babbels
|voor ouder(s)/ verzorger(s) van Babbels | mei 2018| directie Babbels|
7
E-mail gaat via Exchange server via toegangscontrole. Opschoning vindt automatisch plaats per
kwartaal. Belangrijke correspondentie kan in ons systeem voor Kinderopvang opgeslagen worden in
de ouder/kind kaart. De data is in beheer van onze leverancier telefonie- cloud- en e-mail diensten.
Pedagogisch medewerkers hebben een tablet die via een app toegang geeft tot kind en ouder
gegevens. Dit wordt gebruikt voor bijv. de presentielijst, noodgevallen, bijzonderheden, maken van
foto’s voor ouders etc. (Als het gaat om foto’s; alleen de ouder zelf kan via de ouderportaal of Babbels app de foto
van hun kind zien. Bij algemene foto’s voor publicatie zijn de kinderen niet herkenbaar (van achteren gefotografeerd). Als
het kind wel herkenbaar is, moet de ouder/ verzorger toestemming hebben gegeven). De tablets zijn voorzien van
toegangscode en gaan automatisch na een paar minuten op slot.
Telefonie gaat via Voice Over IP (VOIP) beheerd door onze leverancier telefonie- cloud- en e-mail
diensten.
Als laatste zijn er fysieke documenten met persoonsgegevens die niet vrij toegankelijk zijn (tag
systeem, deur met slot) en worden opgeborgen in af te sluiten kasten.
3.9 Persoonsgegevens delen buiten de EU
Babbels heeft geen enkele aanleiding gegevens te delen met organisaties buiten de EU en zal dit dan
ook nooit doen.
3.10 Privacy rechten
3.10.1 Recht op inzage
Als contractouder/ contractverzorger heeft u recht om uw gegevens in te zien. Hierbij kunt u een
aanvraag indienen bij onze Functionaris Gegevensbescherming (FG) of onze receptie om inzicht te
krijgen welke gegevens Babbels van u of uw kind (heeft) verwerkt. Dit kan via onze zogeheten
“kindkaart” die wij u per e-mail kunnen toesturen.
U mag te allen tijde een inzageverzoek doen zonder reden.
3.10.2 Recht op vergetelheid en rectificatie
U heeft het recht om gegevens te corrigeren en/of te verwijderen n.a.v. van de inzage. Hierbij houdt
Babbels rekening met de verplichte bewaartermijnen van gegevens naar overheidsinstanties.
3.10.3 Recht op beperking van verwerking
U heeft het recht om zo beperkt mogelijk gegevens van u te laten verwerken. Vanuit Babbels
worden vrijwel alleen gegevens verzameld die wettelijk noodzakelijk zijn en voor een goede
communicatie tussen ouder/verzorger en kinderopvang. Bij twijfel kunt u altijd een verzoek doen om
bepaalde informatie zo beperkt mogelijk te laten verwerken.
3.10.4 Recht op dataportabiliteit
U heeft het recht Babbels te vragen een overzicht van gegevens aan te leveren die de overstap naar
een andere kinderopvang organisatie of school makkelijk maakt. Denk hierbij aan contract, kind
verslag, observaties, medische lijst, etc.
3.10.5 Recht m.b.t. profilering en automatische besluitvorming
Binnen Babbels maken wij geen gebruik van profilering (op basis van gegevens een profiel maken) en
er vinden geen automatische besluiten plaats op basis van gegevens.
Privacyverklaring Kinderopvang Babbels
|voor ouder(s)/ verzorger(s) van Babbels | mei 2018| directie Babbels|
8
3.10.6 Recht op bezwaar
U heeft het recht om bezwaar te maken tegen de gegevensverwerking. U kunt hiervoor een verzoek
indienen bij Babbels.
Uw rechten zijn niet onbeperkt. Denk bijvoorbeeld aan de wettelijke bewaartermijn van de
Belastingdienst die Babbels moet naleven. (vb. U kunt een verzoek indienen om als actieve klant uw BSN nummer
en geboortedatum te laten verwijderen maar dit zullen wij weigeren omdat de Belastingdienst 7 jaar naar dato
Kinderopvangtoeslag –KOT- gegevens van Babbels mag opvragen).
3.10.7 Verzoek indienen
Als u een verzoek indient bij Babbels dan moet dit binnen vier weken beantwoord zijn. Dit kan zijn
dat uw verzoek wordt nageleefd of wordt geweigerd. In het geval van weigering wordt dit
onderbouwd, in het geval van naleving beschrijven wij welke acties wij hebben uitgevoerd. In
complexe gevallen mag het verzoek binnen drie maanden afgehandeld worden zolang Babbels
binnen de termijn van vier weken reactie heeft gegeven met de reden waarom meer tijd nodig is.
Voor verzoeken berekent Babbels geen kosten, tenzij wij kunnen aantonen dat het ongegrond of
buitensporig (iemand die heel veel verzoeken indient) is. In dat geval gaat Babbels in gesprek met u
voor eventuele administratiekosten. Een verzoek kan alleen schriftelijk via e-mail.
3.11 Bewustwording, gedragscodes en interne maatregelen
Het beveiligen van uw persoonsgegevens is een organisatie vraagstuk. Informatie Technologie (IT) is
daarbij slechts een hulpmiddel. Hoe wij werken binnen Babbels is bepalend voor de Privacy. Naast
alle technische maatregelen zijn bewustwording, protocollen en controles nodig om de Privacy te
bewaken.
Binnen Babbels geldt een geheimhoudingsplicht bij de uitoefening van zijn functie. Daarnaast zijn er
regels in de uitoefening van de functie die moeten voorkomen dat gegevens buiten onze organisatie
geraken. Voorbeelden hiervan;
 Geen Privacy gevoelige onderwerpen met ouders bespreken in de aanwezigheid van andere
ouders.
 Buiten de werkkring geen namen of andere gegevens bespreken.
 Per functie bepaald welke informatie noodzakelijk is, niet delen met andere functies die
deze informatie niet nodig hebben of de rechten niet hebben.
 Alle fysieke informatie intern houden, niets meenemen.
 Schriftjes van de kinderen alleen zichtbaar voor de ouders zelf.
 Apparaten voorzien van beveiliging en toegangscontrole. Geen losse apparaten (usb stick)
met gegevens voorzien.
 TAG systeem bij KDV.
 Bij constateringen over het kind eerst altijd met ouders in gesprek. Nooit informatie delen
zonder dat eerst ouders zijn betrokken.
 Onaangekondigd bezoek aan de locatie door de FG om te onderzoeken hoe omgegaan
wordt met de protocollen en hoe het bewustzijn van medewerkers betreft Privacy op dat
moment is.
3.12 Data Protection Impact Assessment (DPIA)
Dit is een methode om vooraf risico’s in kaart te brengen m.b.t. de verwerking van
persoonsgegevens, en op basis van die risico’s vooraf maatregelen te bepalen om de risico’s zo laag
mogelijk te houden.
Privacyverklaring Kinderopvang Babbels
|voor ouder(s)/ verzorger(s) van Babbels | mei 2018| directie Babbels|
9
Babbels is volgens de huidige richtlijnen AVG niet verplicht een DPIA uit te voeren omdat;
 Babbels niet profileert.
 Babbels geen (of op grote schaal) bijzondere persoonsgegevens verwerkt.
 Babbels geen (of op grote schaal) mensen volgt (camera bijv.) in publiek toegankelijk gebied.
Vanuit kwaliteitsredenen zal onze FG “Babbels breed” een beoordeling van de Privacy risico’s van
betrokkenen in kaart brengen, veiligheidsmaatregelen opstellen (protocollen en werkgroep) voor de
aanpak van risico’s en jaarlijks onaangekondigde interne controles doen op naleving van de
maatregelen. Voorbeelden hiervan zijn;
 Zijn alle fysieke documenten goed opgeborgen en vergrendeld? (clean desk, archiefkast,
etc.)
 Is onopgemerkt toegang tot de systemen mogelijk waarbij gegevens bekeken of bewerkt
kunnen worden?
 Kan een medewerker Babbels openlijk toegang krijgen tot documentatie waarvoor hij/ zij
geen rechten heeft.
 Worden er Privacy gevoelige zaken besproken die door externe mensen te horen zijn. (bijv.
controle door een anonieme selectie van ouders die willen meewerken aan onderzoek)
3.13 Uitwisseling van gegevens met derden
Zoals aangegeven in onze missie en visie vindt Babbels de ontwikkeling van de kinderen en het
stimuleren daarvan essentieel. Daarbij is overleg en afstemming nodig met u als ouder/ verzorger.
Daarnaast wisselt Babbels informatie uit met derden (Belastingdienst, GGD, Bureau Jeugdzorg,
school, etc.).
Babbels mag zonder uw toestemming gegevens verstrekken aan derden als er sprake is van;
 Wettelijke grondslag (bijvoorbeeld Kinderopvang Toeslag)
 Gevaar voor de veiligheid en gezondheid van het kind (dit wordt altijd eerst met u
besproken!)
 Een juridisch geschil (bijv. het niet naleven van afspraken vastgelegd in de Algemene
Voorwaarden Babbels). Vanuit Babbels zullen wij altijd eerst met u een eventueel geschil
proberen op te lossen zonder tussenkomst van derden!
In alle andere gevallen worden gegevens alleen verstrekt aan derden indien u hiervoor uitdrukkelijk
toestemming heeft verleend.
(voorbeeld; onze pedagogisch medewerker constateert dat uw kind spraakproblemen heeft. Met uw toestemming kan
onze logopediste een observatie doen. In dat geval overleggen we met u welke gegevens aangeleverd moeten worden bij
de logopediste).
3.14 Toegang van derden tot persoonsgegevens
Ten behoeve van inspectie en toetsing kunnen gegevens worden verstrekt aan bijv. de GGD, interne/
externe inspecteurs en onze accountant.
3.15 Identificatie ouder/ verzorger
Zoals u gewend bent van ons, vraagt onze pedagogisch medewerker om legitimatie als hij/zij niet
zeker weet of de overdracht van uw kind aan een bevoegd persoon is op dat moment. Deze
gegevens worden alleen ingezien om de identiteit vast te stellen en te controleren. Daarnaast zullen
wij bij verzoeken (inzage, verwijdering, etc.) contoleren of u ook echt diegene bent waarvan de
gegevens zijn.
Privacyverklaring Kinderopvang Babbels
|voor ouder(s)/ verzorger(s) van Babbels | mei 2018| directie Babbels|
10
3.16 Meldplicht datalekken
Babbels is verplicht melding te maken bij de Autoriteit Persoonsgegevens (AP) en bij de ouder(s)/
verzorger(s) in geval van een datalek. Een datalek is een incident waarbij persoonsgegevens buiten
de interne organisatie van Babbels geraken die mogelijk schadelijke gevolgen kan hebben voor
ouder(s)/ verzorger(s). Bijvoorbeeld een papieren kind dossier dat kwijt is geraakt, een aanval door
hackers op ons intern netwerk en diefstal van een tablet met persoonsgegevens.
Babbels beschikt over een procedure voor het melden van datalekken bij de AP. In geval van een
datalek wordt dit gedocumenteerd en opgenomen in het verwerkingsregister. Babbels heeft
afspraken (via verwerkersovereenkomsten) met leveranciers over de procedure voor datalekken.
3.17 Privacy by default & design
Dit houdt in dat Babbels bij het uitvoeren (en ontwikkelen) van (nieuwe) diensten vooraf rekening
moet houden (organisatorisch en technisch) met het beschermen van gegevens, niet meer gegevens
verwerkt dan noodzakelijk en niet langer bewaart dan noodzakelijk. (Babbels maakt bijvoorbeeld gebruik
van een chauffeursmap bij het ophalen van kinderen bij de scholen. De naam van uw kind, klasnaam, ophaaltijd, Babbels
locatie en een foto van uw kind zijn van belang om dit veilig en goed uit te kunnen voeren. Daarbij is een geboortedatum of
BSN nummer niet noodzakelijk. Deze gegevens zullen dus ook niet in de map vermeld staan. Daarnaast is er een procedure
hoe de chauffeursmap veilig bewaard moet worden).
3.18 Klachten
Mocht u een klacht, opmerking of tip hebben betreft het Privacyreglement van Babbels, kunt u dit
kenbaar maken via 072 5345550, info@kinderopvangbabbels.nl of robby@kinderopvangbabbels.nl.
Babbels is altijd bereid mee te werken aan verbeteringen en oplossingen, het liefst zonder
tussenkomst van derden. Onze ervaring leert namelijk dat dit een sneller, beter en bevredigender
resultaat oplevert voor beide partijen. Dit past ook bij onze persoonlijke benadering waar wij veel
waarde aan hechten. Vanuit Babbels realiseren wij ons dat er altijd zaken zijn voor verdere
ontwikkeling en dat Privacy geen project is maar een continue proces.
Mocht ondanks onze inzet uw klacht betreft Privacy richting Babbels blijven bestaan kunt zich
richten tot de toezichthouder van de AVG:
Autoriteit Persoonsgegevens (AP)
0900 - 2001 201
www.autoriteitpersoonsgegevens.nl